会社の経費で処理したもらうために、備品を購入したり、会社でサービスを受けた際に、領収証を作成してもらうことがあるかと思います。
また、自分自身で、取引先やお客さんの領収証を記入することもあるかもしれません。
その際の記入内容ですが、但し書きの欄の、正しい書き方は理解できているでしょうか。
よく、但し書きの欄に、「お品代」と記入されているものを見かけますが、経費として計上する場合に、この書き方は問題ないのでしょうか。
また、そもそも、但し書きは空欄ではダメで、絶対に記入されている必要があるのでしょうか。
但し書きとしての正しい書き方例があれば、わかりやすいですよね。
そこで、ここでは、領収証の但し書きの正しい書き方を、記入例を用いて解説いたします。
領収証の但し書きはなぜ必要？領収証の必要な記載事項は？
そもそも、領収証に、但し書きは、なぜ必要なのでしょうか。
また、領収証には、どのような内容が記載されている必要があるのでしょうか。
くわしく見ていきたいと思います。
領収証の但し書きはなぜ必要？
但し書きは、正式な領収証として認めてもらうために必要なものとなります。
領収書の但し書きは、何の取引において、金銭の支払いが行われたのかを証明するためのものです。
もし、この但し書きの記載がないと、経理担当者は、何の品目で経費の計上を行えば良いか判断できません。
また、消費税法においても、領収証の必要事項として、取引内容が含まれているので、但し書きなしのものは正式な領収証としては認められません。
領収証に必要な記載事項は？
その前に、そもそも、領収証が、法的な効力を持つためには、どのような内容が記載されている必要があるのかについて見ていきたいと思います。
消費税法第30条9項1号では、領収証に必要な記載事項は、以下の5つと定められています。
- 日付
- 宛名
- 但し書き
- 金額
- 発行者
このように、領収証には、但し書きがきちんと記載されている必要があります。
また、但し書き同様に、宛名に関しても、空白や上様などではなく、きちんと明記されている必要があります。
お品代という記入は良くない？
領収書の但し書きの欄に、「お品代」と記入している、記入してもらっているという人も多いかと思います。
しかし「お品代」という言葉だけでは、何に対しての支払いなのかわからないですよね。
このような領収証だと、実際は何に使われた経費なのかを証明することが難しくなり、税務調査の際に不正を疑われる可能性もあります。
特に、経費が高額になるにつれ、税務署のチェックも厳しくなっていくので、具体的な品目や使用用途を記しておくことが重要となります。
領収証の偽造は違法行為？
また、事実とは異なる内容の領収書を発行することは、私文書偽造罪に該当します。
そのため、実際に購入したものではない品目名を、但し書きに記入した場合、違法行為となり、罪を問われる可能性があるので注意が必要です。
但し書きの欄を未記入にしておいてもらい、後で自分で記入することも領収書の改ざんとなります。
これは、嘘の内容や但し書きを後で記入した側だけでなく、領収証を発行した側も罪に問われる可能性もあります。
そのため、但し書きなしや未記入で領収証を発行するべきではないということを知っておきましょう。
但し書きの正しい書き方と記入例について
領収証の但し書きを空欄やお品代と記入することは、良くないということはわかりました。
それでは、但し書きには、どのように記入するのが正しいのかを見ていきたいと思います。
但し書きはできるだけ詳しく記入する
経費の計上の際に、領収書の但し書きで勘定科目の判断に困るものは、雑費で処理することもあるかもしれません。
しかし、判断に困るものをすべて、雑費としていると、雑費の金額が多くなる場合があります。
あまりにも雑費の金額が多くなると、税務署の調査対象になってしまう可能性もあります。
そのため、できる限り、きちんと勘定科目を分けられるように、但し書きの内容を具体的にしておくことが重要となります。
但し書きが複数の場合は代表的なものを記入する
同時に複数の商品を購入した場合には、領収証の但し書きに、すべての品目を記入するのは困難ですよね。
領収書の但し書きの欄のスペースは限られていますし、その場で、すぐにすべての品物の名称を書いてもらうことが難しい場合もあります。
そのような場合には、一番高額なものを代表として記入すれば問題ありません。
例としては以下のような記入方法となります。
- プリンター、他3点の代金として
- 事務机、他2点の代金として
但し書きの記入例について
一点だけであれば、商品名を記入してもらえば良いです。
他にも文房具を記入した場合に、以下のような記入方法は望ましくありません。
このような場合には、以下のように記入してもらいましょう。
このように記入することをルールとすれば、どのようなものを購入した場合にも応用させることができます。
具体的に記入するための例としては、以下のようになります。
本や雑誌の場合
⇒書籍のタイトルを具体的に
文房具の場合
⇒ノート、ペン、ファイルなど具体的に
消耗品費の場合
⇒ティッシュペーパー、タオル、石けんなど具体的に
広告宣伝費の場合
⇒ダイレクトメール、チラシ、求人広告費など具体的に
ギフト代
⇒お中元、お歳暮、冠婚葬祭の引き出物など具体的に
正しく覚えておきましょう。
レシートではなく領収証じゃないとダメ？
これまで見てきたように、領収証には、但し書きに、品名が具体的に記入されている方が良いということになります。
そうすると、購入したものがすべて記載されている、レシートのほうが良いのではないかという疑問が湧いてきます。
基本的には、普通、レジからは、レシートが自動で発行されます。
このように、自動的に発行されるレシートではなく、わざわざ「領収証をください」と言って、レシートの代わりに領収証をもらわないと、経費に計上することができないのでしょうか。
なんとなく、経費で計上するには、「領収証」というイメージが定着しているだけで、法律的にはどちらでも問題ありません。
レシートなのか領収証なのかは、法的な観点というよりは、会社でのルールということになります。
会社的に問題がないのであれば、記入方法のややこしい領収証よりもレシートのほうが確実なのかもしれないですね。
但し書きが具体的に記入された領収証で経費計上を正しく！
これまで見てきたように、経費として扱うには、法律上は、領収証ではなくても、レシートでも問題ありません。
ただし、領収証なのかレシートなのか、会社側がどのようにルールを定めているのかに注意する必要があります。
もし、会社からは、領収証を要求されているのであれば、但し書きの記入方法については、具体的に行うべきであることを理解しておきましょう。
また、但し書き以外にも宛名など、領収証の記入方法には、いろいろと決まりがあるので、書き方を正しく理解しておきましょう。
このように、領収証を正しく発行することで、経費に計上できる際に、問題がないように理解しておきましょう。
